Verbandbuch: Was muss hinein, und wie lange muss es aufbewahrt werden?
Jede Erste-Hilfe-Leistung muss dokumentiert werden, auch das Pflaster. Die Aufzeichnungen sind fünf Jahre verfügbar zu halten und vertraulich zu behandeln — so steht es in § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1. Ein bestimmtes Formular ist nicht vorgeschrieben; die amtliche Vorlage der DGUV zeigt aber, welche Angaben erwartet werden.
„Verbandbuch“ steht in keiner Vorschrift. Der Begriff hat sich eingebürgert, weil das Heft früher im Verbandkasten lag. Gemeint ist die Dokumentation der Erste-Hilfe-Leistungen, und die ist Pflicht — unabhängig davon, ob Sie sie in ein Buch, auf Einzelblätter oder in eine Datei schreiben.
Die drei Pflichten stehen in einem einzigen Satz
§ 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 ist kurz, und jedes seiner drei Elemente wird regelmäßig übersehen:
- Jede Erste-Hilfe-Leistung — nicht nur die meldepflichtigen Unfälle. Das Pflaster zählt.
- Fünf Jahre verfügbar halten. Nicht bis zum Jahresende, nicht bis der Ordner voll ist.
- Vertraulich behandeln. Es sind Gesundheitsdaten.
Was hineingehört
Ein Formular schreibt die Vorschrift nicht vor. Die DGUV gibt aber mit der Information 204-021 eine amtliche Vorlage heraus, und deren Felder sind der beste verfügbare Maßstab. Vorgesehen sind dort:
| Angabe | Warum sie gebraucht wird |
|---|---|
| Name der verletzten oder erkrankten Person | Ohne sie ist der Eintrag als Nachweis wertlos. |
| Datum und Uhrzeit des Ereignisses | Belegt den Zusammenhang mit der versicherten Tätigkeit — also mit der Arbeitszeit. |
| Ort im Betrieb | Zeigt bei mehreren Einträgen, wo sich etwas häuft. Genau das ist der Hinweis auf eine fehlende Maßnahme. |
| Hergang | Zwei Sätze genügen. Was ist passiert, wie ist es dazu gekommen. |
| Art und Umfang der Verletzung oder Erkrankung | Auch der Kreislaufkollaps gehört hinein. Es geht um jede Erste-Hilfe-Leistung, nicht nur um Wunden. |
| Erste-Hilfe-Maßnahmen mit Datum und Uhrzeit | Die amtliche Vorlage trennt das vom Zeitpunkt des Ereignisses. Bei einer Verzögerung ist genau diese Differenz die interessante Angabe. |
| Name der Ersthelferin oder des Ersthelfers | Macht den Eintrag rückfragefähig. |
| Namen der Zeugen | Der Teil, der am häufigsten fehlt, und der Jahre später am meisten wert ist. |
Wo es liegen darf, und wo nicht
Hier stecken zwei Anforderungen, die sich zu widersprechen scheinen. Die amtliche Vorlage empfiehlt, die Formulare gemeinsam mit dem Erste-Hilfe-Material aufzubewahren — im Notfall soll niemand suchen. Zugleich sollen die ausgefüllten Blätter dort gesammelt werden, wo Unbefugte keinen Zugriff haben.
Aufgelöst wird das durch die Trennung: leere Blätter beim Verbandkasten, ausgefüllte im verschlossenen Ordner. Das ist auch der Grund, warum ein gebundenes Buch am Haken neben dem Verbandkasten die schlechteste Lösung ist — dort liest jeder mit, wer sich wann was zugezogen hat. Es sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO.
Der häufigste Fehler
Nicht das fehlende Buch, sondern das zu saubere. Wenn in einem Betrieb mit zwölf Beschäftigten seit zwei Jahren kein Eintrag steht, heißt das selten, dass nichts passiert ist. Es heißt meistens, dass nur „richtige“ Unfälle eingetragen werden. Damit fehlt genau die Grundlage, die die amtliche Vorlage als Zweck nennt: die Auswertung der nicht meldepflichtigen Arbeitsunfälle. Drei Schnittverletzungen an derselben Maschine sind kein Pech, sondern eine Gefährdung, die in der Beurteilung noch fehlt.
Häufige Fragen dazu
Muss ich auch ein Pflaster eintragen?
Ja. § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 spricht von „jeder Erste-Hilfe-Leistung“, nicht von meldepflichtigen Unfällen. Der Schnitt am Papier und die verstauchte Hand gehören genauso hinein wie der Sturz von der Leiter. Das ist kein Formalismus: Der Eintrag ist der Nachweis, dass die Verletzung bei einer versicherten Tätigkeit aufgetreten ist, und der wird erst dann gebraucht, wenn Monate später etwas nachkommt.
Ist ein bestimmtes Formular vorgeschrieben?
Nein. Die Vorschrift verlangt die Dokumentation, nicht ein Formular. Die DGUV gibt mit der Information 204-021 einen Meldeblock heraus, der zeigt, welche Angaben der Unfallversicherungsträger vorsieht. Wer sich daran hält, ist auf der sicheren Seite; ein eigenes Formular mit denselben Angaben ist ebenso zulässig.
Darf das Verbandbuch neben dem Verbandkasten liegen?
Das leere Formular ja, die ausgefüllten Blätter nicht ohne Weiteres. Die amtliche Vorlage empfiehlt beides zugleich: die Formulare beim Erste-Hilfe-Material aufzubewahren und die ausgefüllten Blätter an einem Ort zu sammeln, an dem Unbefugte keinen Zugriff haben. Praktisch heißt das: leere Blätter am Verbandkasten, ausgefüllte in den verschlossenen Ordner. Es sind Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO, und die gehen die Kollegen nichts an.
Was passiert, wenn ich nichts dokumentiert habe?
Zwei Dinge, und das zweite wiegt schwerer. Erstens ist die Dokumentationspflicht verletzt. Zweitens fehlt Ihrem Beschäftigten der Nachweis, dass die Verletzung im Betrieb passiert ist. Wenn Jahre später Spätfolgen auftreten, ist dieser Nachweis das Einzige, was den Zusammenhang belegt — die amtliche Vorlage nennt genau diesen Fall als Grund für die fünfjährige Aufbewahrung.
Zählen Aushilfen und Praktikanten mit?
Ja. Dokumentiert wird die Erste-Hilfe-Leistung, nicht der Vertragstyp. Wer im Betrieb versichert tätig ist, gehört ins Buch — Minijob, Aushilfe, Praktikum und Leiharbeit eingeschlossen.
Wie hängt das mit der Gefährdungsbeurteilung zusammen?
Enger, als die meisten denken. Die amtliche Vorlage nennt die Aufzeichnungen ausdrücklich als Informationsquelle für die Auswertung nicht meldepflichtiger Arbeitsunfälle — eine Aufgabe, die der Betriebsarzt und die Fachkraft für Arbeitssicherheit erledigen. Wer dreimal im Jahr denselben Eintrag hat, hat kein Pech, sondern eine Gefährdung, die in der Beurteilung noch fehlt.
Rechtsgrundlagen und Quellen
- § 24 Abs. 6 DGUV Vorschrift 1 „Grundsätze der Prävention“S. 19, wörtlich: „Der Unternehmer hat dafür zu sorgen, dass jede Erste-Hilfe-Leistung dokumentiert und diese Dokumentation fünf Jahre lang verfügbar gehalten wird. Die Dokumente sind vertraulich zu behandeln.“
- DGUV Information 204-021, Ausgabe Januar 2023„Meldeblock zur Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen“ — die amtliche Vorlage. S. 3 die vorgesehenen Angaben, S. 4 Zweck der Aufzeichnung und Verfahrenshinweis zur Aufbewahrung.
- § 10 ArbSchGErste Hilfe und sonstige Notfallmaßnahmen: Der Arbeitgeber hat die erforderlichen Maßnahmen zu treffen und die dafür erforderlichen Beschäftigten zu benennen.
- Art. 9 DSGVOGesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten. Daraus folgt die getrennte, zugriffsgeschützte Aufbewahrung der ausgefüllten Blätter.
Dieser Beitrag erklärt die Rechtslage allgemeinverständlich und ersetzt keine Rechtsberatung und keine Betreuung nach ASiG oder DGUV Vorschrift 2. Inhalte mit KI-Unterstützung erstellt, fachlich verantwortet von der oben genannten Fachkraft für Arbeitssicherheit.